Die Tage von ISDN und der klassischen Telefonanlage sind gezählt. Bis Ende 2018 will die Deutsche Telekom alle Kunden auf Internet-Telefonie umstellen. Zwar ermöglichen manche Anbieter noch eine Gnadenfrist bis 2022, jedoch sollten Unternehmen nun rechtzeitig mit ihrer Migrationsplanung beginnen, denn an der Zukunft von VoIP führt kein Weg vorbei. Ein Beitrag von Marten Krull, Sales Manager IPD NOW beim Systemhaus IP Dynamics
Die IP-Telefonie bietet besonders im Geschäftsalltag eine Reihe von Vorteilen, zum Bespiel die hohe Flexibilität durch ortsungebundenes Arbeiten sowie einer Reihe von Zusatzfunktionen. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Unternehmens über ihre gewohnte Festnetz-Dienstnummer via Internet telefonieren, ob unterwegs, im Außendienst oder bei der Arbeit im Home-Office. Hierfür muss lediglich ein Software-Telefon auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone installiert sein. Über den Browser können einfach Rufumleitungen eingerichtet oder bestimmte Rufnummern gesperrt werden, und Präsenzinformationen, Chats oder individuelle Mailboxen sind bei IP-Anlagen noch einfacher bedienbar und besser ins System eingebunden. Der Einsatz von Softphones erlaubt es zudem, verschiedene Schnittstellen einzurichten, etwa zum Exchange-Programm von Outlook. Kontakte können so bequem ausgewählt und angerufen werden. Weiterhin bietet VoIP flexible Skalierbarkeit: IP-Anlagenanschlüsse, sogenannte „SIP-Trunks“, stellen eine variable Anzahl an Sprachkanälen bereit, ohne dass ein neues Netzabschlussgerät oder neue Kabel verlegt werden müssen. Unternehmen buchen neue Kanäle einfach online hinzu.
Fünf Tipps für den reibungslosen Umstieg auf IP-Telefonie:
1. Sich von Altlasten befreien und keine alte Telefonanlage hochrüsten Zwar ist es möglich, bestehendes ISDN-Equipment übergangsweise über Gateways und Router auch an einem IP-Anschluss zu betreiben, jedoch ist dies keine zukunftsfähige Lösung. ISDN-Anlagen sind Auslaufmodelle, für die es keine Weiterentwicklung geben wird. Statt hier in eine Zwischenlösung zu investieren, die nicht alle Zusatzfunktionen der neuen IP-Technik bietet und auf Dauer nicht Schritt halten kann, empfiehlt es sich, besser gleich auf eine neue reine IP-Anlage zu setzen. Denn die Kosten für eine Aufrüstung der Altanlage sind nicht zwingend günstiger und diese wird dennoch im Laufe der Zeit veralten. Statt eine eigene TK-Anlage zu kaufen und zu betreiben, bietet sich hier zudem die Möglichkeit an, die Telefonie als Service aus der Cloud zu beziehen.
2. IP-Technik besser mieten statt kaufen Die IP-Welt ändert sich ständig und schnell. Um selbst flexibel zu bleiben, empfiehlt es sich, keine neue Anlage zu kaufen, sondern eine Vor-Ort-Anlage zu mieten oder eine Cloud-Lösung zu wählen. Die monatlichen Kosten unterscheiden sich hierbei nicht erheblich. Bei einer Cloudlösung bezieht das Unternehmen die Serviceleistung auf Mietbasis und der Anbieter hält die Anlage bei sich vor Ort auf dem aktuellen Stand der Technik. Verbundene Wartungs- und Stromkosten im Unternehmen selbst entfallen. Ein weiterer Vorteil eines Mietmodells besteht in der steuerlichen Absetzbarkeit: Im Gegensatz zu einer einmaligen Investition in entsprechende Hardware, können die Mietkosten als laufende Kosten abgesetzt werden.
3. Sanfte Migration für reibungslosen Geschäftsbetrieb Wählen Sie einen Anbieter, der eine sanfte Migration durchführen kann und nicht auf einen Schlag alles umstellt. Bei der sanften Migration von IP-Telefonie zum bestehenden System existieren vorrübergehend beide Technologien parallel. Erst, wenn alles eingerichtet ist und alle internen Tests erfolgreich waren, wird komplett auf VoIP umgestellt. Dies vermeidet den Totalausfall der Telefonanlage im laufenden Geschäftsbetrieb.
4. Schnelle Internetverbindung Achten Sie darauf, dass Sie über eine schnelle Internetanbindung verfügen, die speziell auf IP-Telefonie ausgerichtet ist, sonst stocken die Gespräche oder können ganz abreißen. Am besten besprechen Sie dies mit dem Anlageneinrichter, der die von Ihnen benötigte Telefonanlage und entsprechende Bandbreite genau aufeinander abstimmen kann.
5. Peripherie-Geräte prüfen lassen Lassen Sie vom Anlageneinrichter zudem prüfen, ob und wie Peripherie-Geräte wie beispielsweise Gegensprechanlagen, Türklingel oder Fahrstuhl in die IP-Welt eingebunden werden können.
Die IP-Telefonie bietet mit der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit sowie hilfreichen Zusatzfeatures viele Pluspunkte im Geschäftsalltag. Zugleich gilt auch hier: Wer billig kauft, kauft zweimal. Wählen Sie deshalb einen IP-Anlageneinrichter nicht nur über den Preis aus. So stellen Sie einen nahtlosen Umstieg auf die IP-Technologie sicher und können die Vorteile der neuen Technologie auch wirklich voll ausschöpfen.
