(Bild: Fabasoft)
Am 5. Juli 2024 veröffentlichte die EU den finalen Gesetzestext zur EU-Lieferkettenrichtlinie, die sogenannte Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Nun haben die Mitgliedstaaten zwei Jahre Zeit, die CSDDD in nationales Recht umzuwandeln. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen und einem weltweiten Nettoumsatz über 450 Millionen Euro. Für Deutschland bedeutet die neue Richtlinie eine deutliche Verschärfung des bisher gültigen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Beide Gesetze verpflichten größere Firmen zur Einhaltung von Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Wesentliche Verschärfungen der CSDDD liegen jedoch u. a. in der zivilrechtlichen Haftung. So sind eine Schadensersatzpflicht und Sanktionen bei Nichteinhaltung vorgesehen, einschließlich namentlicher Nennung des Betriebes oder Geldstrafen bis zu 5 Prozent des weltweiten Nettoumsatzes. Die Verantwortung für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten trägt die Geschäftsführung. Zusätzlich sind die Unternehmen dazu verpflichtet, Klimapläne zu erstellen, um sicherzugehen, dass sich ihr Geschäftsmodell mit dem Ziel vereinbaren lässt, die Erderwärmung auf 1,5 Grad im Vergleich zur vorindustriellen Zeit zu begrenzen.
Die Aufgaben, die sich daraus für die Betriebe ableiten, sind manuell nur mehr schwer bewältigbar. Um schnell und einfach auf die sich ändernden regulatorischen Anforderungen zu reagieren, müssen Unternehmen jetzt das richtige Fundament schaffen – mithilfe der Digitalisierung. Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, erklärt, auf welchen Ebenen eine intelligente Vertragsmanagement-Software bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen unterstützt.
Erhöhte Anforderungen an das Vertragsmanagement
Die Umsetzung der Vorgaben erfordert drei Handlungsschwerpunkte: Zu Beginn die Analyse des unternehmensweiten Lieferanten- und Vertragsbestands auf Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie entlang der Supply-Chain. Im zweiten Schritt sind den neuen Regelungen entsprechende Zusatzvereinbarungen mit den Zulieferern und Dienstleistern abzuschließen. Letztlich sieht die EU-Richtlinie vor, die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen und die Ergebnisse samt Maßnahmen bei etwaigen Auffälligkeiten revisionssicher zu dokumentieren. Ein guter Überblick über sämtliche Verträge bildet demnach die Basis, um den gesetzlichen Sorgfaltspflichten nachzukommen.
Schaffung eines Single Point of Truth
Trotzdem bewahren zahlreiche Unternehmen ihre Vereinbarungen oft noch in verschiedenen physischen und/oder digitalen Ablagen auf. Das Fehlen eines „Single Point of Truth“ führt zu immensem Aufwand und Fehlerpotenzial bei der Verwaltung. In einem cloudbasierten Vertragsmanagement-Tool wie Fabasoft Contracts stehen die Informationen und Unterlagen gesammelt in digitalen Akten zur Verfügung. Ein intelligentes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen zeit- und ortsunabhängig auf die sensiblen Daten zugreifen.
Smarte Bestandsanalyse der Verträge
Beim Hochladen der Vereinbarungen ins System erkennt und klassifiziert die künstliche Intelligenz Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit und macht damit einen schnellen Überblick über den Vertragsbestand möglich. Zusätzlich liefert die intelligente semantische Volltextsuche schon bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Dieses Feature bewirkt das Beantworten von Fragen zu Lieferanten oder definierten Sorgfaltspflichten in Sekunden.
Einfache Vertragsgestaltung und -anpassung
Bei der anschließenden Erstellung der (Zusatz-)Vereinbarungen liegt der Fokus auf einer gut organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit aller Beteiligten. Von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen und Templates tragen zu einer effizienten Generierung bei und verbessern die Qualität. Wichtige Metadaten gelangen über fertige Textbausteine und Klauselbibliotheken direkt in die Dokumentenvorlagen. Das vereinfacht die Berücksichtigung aller relevanten Passagen in Bezug auf das Lieferkettengesetz. Ist ein Vertrag auf diese Weise generiert oder adaptiert, startet die Software digitale Prüf- und Freigabeprozesse.
Mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse
Neuen oder geänderten Vereinbarungen müssen die Partner zustimmen. Mit einem smarten Tool gelingt es nicht nur, die Lieferanten rasch in die digitale Supply-Chain einzubinden, sondern auch die verantwortlichen Personen automatisch in die Prozesse zu integrieren. Darüber hinaus beschleunigt der Einsatz einer systemeigenen fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung den Ablauf signifikant.
Eine weitere bedeutende Komponente ist das integrierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications, um Termine wie die Erneuerung von Nachweisen sicher einzuhalten. Da es sich überwiegend um jährlich wiederkehrende Tätigkeiten handelt, die auf eine Vielzahl von Lieferanten anzuwenden sind, spielt Automatisierung hier eine wichtige Rolle.
Einfache Berichterstattung auf Knopfdruck
Zur jährlichen Berichterstattungspflicht leistet smartes Vertragsmanagement ebenfalls einen wertvollen Beitrag. Individuelle Gestaltungsoptionen, kombiniert mit umfangreichen Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen, sind die Basis für eine rasche und einfache Erstellung dynamischer Berichte. So gelingt es, individuelle Parameter wie Lieferanten oder vereinbarte Maßnahmen auf Knopfdruck in unterschiedlichen Diagrammen zu visualisieren.
Über den Autor
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem Anbieter smarter Vertragsmanagement-Software. Diese Software ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der Integration einer fortgeschrittenen sowie qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung stellen die semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und ein automatisiertes Fristen-Management die Kernfunktionen des Cloud-basierten Produkts dar.